CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ DATECH

Số 23E4 KĐT Cầu Diễn, Tổ 7, Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội


Video conference là gì? Phân loại và ưu nhược điểm

16/05/2022
Bookmark Tin tức

Video conference từng là một sản phẩm “xa xỉ” mà chỉ các tập đoàn lớn mới có thể mua được. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thời điểm đó thiếu chuyên gia kỹ thuật và vốn để vận hành các hình thức của video conference. Ngày nay, việc tiếp cận với video conference không còn là vấn đề bởi sự phát triển không ngừng của VoIP. Vậy, bạn đã sẵn sàng để đi sâu vào chủ đề video conference và cách có thể sử dụng nó cho các mục đích kinh doanh? Cùng tìm hiểu nhé!

Video conference là gì?

Video conference hay hội nghị truyền hình là một loại cuộc họp trực tuyến giữa hai hoặc nhiều người có thể cùng tham gia. Nhờ vào sự phát triển của Internet, những người tham gia có thể nghe, nhìn và thảo luận với nhau trong thời gian thực mà không cần phải ở cùng một địa điểm với nhau.

Hiểu đơn giản, video conference gần giống với các loại hình trò chuyện thông qua video của một số nền tảng như: Messenger, Zalo, Skype,... Tuy nhiên, chất lượng được đảm bảo ở mức cao và chuyên nghiệp hơn. Điều này giúp hàng chục, thậm chí là hàng trăm người cùng tham gia nhưng không ảnh hưởng đến chất lượng hội nghị. 

Video conference là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp

Video conference là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp

Trong kinh doanh, video conference được mọi người sử dụng để giao tiếp và cộng tác trong và ngoài tổ chức. Việc bạn cần làm là đảm bảo thiết lập phần cứng và phần mềm để quá trình hội nghị truyền hình diễn ra thuận lợi.

Các thành phần cơ bản của video conference như:

  1. Hệ thống Internet ổn định.
  2. Thiết bị hiển thị video như laptop, màn hình máy tính để bàn hoặc tivi,...
  3. Máy tính hoặc điện thoại dùng trong hội nghị.
  4. Các thiết bị ngoại vi khác như webcam, micro, tai nghe, loa,...
  5. Phần mềm hội nghị truyền hình.

Tại một số doanh nghiệp, phòng hội nghị truyền hình được lắp đặt các thiết bị hiện đại, nhưng chỉ cần một chiếc laptop và phần mềm đã có thể giúp cuộc họp video diễn ra hiệu quả.

Các loại video conference phổ biến

Hội nghị truyền được phân thành 2 loại chính và phổ biến nhất hiện nay là hội nghị điểm - điểm và hội nghị đa điểm.

Hội nghị điểm - điểm

Hội nghị này diễn ra trong thời gian thực tại 2 địa điểm khác nhau và chỉ có khoảng 2 - 3 người tham gia cuộc họp. Hai trường hợp thường thấy nhất của loại video conference này là:

  • Hỗ trợ khách hàng: Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều chú trọng công việc chăm sóc khách hàng để gia tăng trải nghiệm của họ. Vì thế, hội nghị truyền hình cho phép nhân viên có thể quan tâm và giải đáp các vấn đề của khách hàng trong thời gian sớm nhất.  
  • Phỏng vấn xin việc: Các cuộc phỏng vấn trực tuyến không còn quá xa lạ, đặc biệt trong giai đoạn dịch bệnh hiện nay. Video conference sẽ giúp ứng viên và nhà tuyển dụng có thể kết nối với nhau tốt hơn và tăng cơ hội hợp tác trong tương lai.

Phỏng vấn xin việc thuận lợi thông qua hội nghị truyền hình

Phỏng vấn xin việc thuận lợi thông qua hội nghị truyền hình

Hội nghị đa điểm

Video conference đa điểm giúp bạn có thể tổ chức hoặc tham gia các cuộc hợp với các nhóm lớn, tại nhiều địa điểm khác nhau cùng lúc. Có nhiều cách để tiến hành hội nghị truyền hình này, thường tùy thuộc vào số lượng diễn giả và tổng số người tham gia hội nghị. Hai loại hình hội nghị đa điểm phổ biến là:

  • Họp nhóm: Các cuộc video conferencing diễn ra để đặt một mục tiêu cụ thể và để làm được điều đó, camera, micro phải đảm bảo chất lượng. 
  • Hội thảo: Đây là một dạng thuyết trình trực tuyến nhằm mục đích cung cấp thông tin cho những người tham gia. Các doanh nghiệp thường dùng phương thức này để giới thiệu sản phẩm của mình.   

Hội nghị trực tuyến giúp giới thiệu sản phẩm mới

Hội nghị trực tuyến giúp giới thiệu sản phẩm mới

Ưu nhược điểm của video conference

Ngày nay, những cuộc hội nghị truyền hình đã dễ dàng để tiếp cận hơn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc sử dụng video conference mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng vẫn có những nhược điểm nhất định.  

Ưu điểm của video conference

  • Cải thiện chất lượng cuộc họp với những tính năng đi kèm như: chia sẻ màn hình, truyền tệp, trò chuyện nhóm,...
  • Giao tiếp vượt trội hơn khi có thể xử lý dữ liệu trực quan bằng cả văn bản, âm thanh và hình ảnh.
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Những video conference giúp giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình đến hội nghị và cũng giúp hạn chế thời gian di chuyển. 
  • Hỗ trợ lao động từ xa: Video conference mở ra con đường giúp các doanh nghiệp có thể tìm và sử dụng lực lượng lao động ở khắp nơi trên thế giới. Từ đó, công việc được hoàn thành tốt hơn.
  • Dễ dàng sử dụng và không cần đội ngũ kỹ thuật cao cấp để hỗ trợ.

Nhược điểm  của video conference

  • Yêu cầu về chất lượng đường truyền tốt để đảm bảo việc truyền hình ảnh và âm thanh được thuận lợi.
  • Chi phí đầu tư ban đầu đã giảm so với nhiều năm trước, nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn là vấn đề lớn. 

Hội nghị truyền hình giúp cuộc họp diễn ra tốt hơn nhưng cần đường truyền tốt

Hội nghị truyền hình giúp cuộc họp diễn ra tốt hơn nhưng cần đường truyền tốt

Phương thức kết nối

Video conference hay hội nghị truyền hình có thể kết nối với bất kỳ phương thức nào như: leased line, ISDN hay IP. Quá trình này có thể chia thành hai bước là nén và truyền, được diễn ra trong thời gian rất ngắn.

Trong quá trình nén, camera và micro đầu thu có nhiệm vụ nghe, nhìn dữ liệu dạng sóng có tần số và biên độ dao động liên tục. Các dữ liệu chủ yếu là âm thanh, màu sắc, độ sáng, độ sâu và sắc thái thu được. Codec sẽ chuyển đổi/nén những dữ liệu này thành các gói kỹ thuật số để giảm thiểu sử dụng bằng thông. 

Trong giai đoạn truyền, Các dữ liệu đã nén thường được đưa đến nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Sau đó, dữ liệu mới được chuyển đến những người tham gia hội nghị khác. Codec có nhiệm vụ giải nén, cho phép màn hình xuất hình ảnh và âm thanh trước đó. 

Yêu cầu chung để tổ chức video conferencing

Để tổ chức một hội nghị truyền hình cần đảm bảo 2 yêu cầu về thiết bị và đường truyền để quá trình họp diễn ra tốt nhất.

Yêu cầu thiết bị

Các thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng video conference đạt hiệu quả. Bên cạnh các thiết bị tùy chọn như: chia sẻ dữ liệu, thiết bị ghi hình,... dưới đây là các thiết bị cần thiết để tổ chức hội nghị truyền hình. 

Thiết bị VCS

Đây là thiết bị giúp thu nhận hình ảnh, âm thanh thanh được mã hóa và truyền vào mạng. Hầu hết những thiết bị VCS đều có thể kết nối với máy tính thông qua cổng và sử dụng màn hình máy tính, tivi hoặc các thiết bị chiếu để truyền hình.  

Thiết bị VCS trong video conference

Thiết bị VCS trong video conference

Thiết bị MCU

Thiết bị CMU có thể điều khiển đa điểm và kết nối cùng lúc nhiều VCS tại thời điểm diễn ra hội nghị. Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu đa phương tiện, đa mạng, thiết bị MCU cho phép kết nối các đầu cuối thoại vào hội nghị.

Thiết bị gateway

Thiết bị gateway có nhiệm vụ giao tiếp, giúp chuyển đổi tín hiệu giữa 2 mạng khác nhau. Ví dụ: chuyển đổi tín hiệu giao tiếp giữa mạng IP và mạng ISDN.

Thiết bị gatekeeper

Thiết bị gatekeeper chỉ là một tùy chọn trong video conference, nhưng có vai trò quản lý, thiết lập lịch và kiểm soát băng thông internet, cũng như cuộc họp. 

>>> Xem thêm: Thiết bị hội nghị truyền hình video conference.

Yêu cầu đường truyền

Video conference chủ yếu sử dụng đường truyền ISDN và IP:

  • Video conference đa điểm SD: Tốc độ truyền cho các site nhánh tối thiểu là 384Kbps đối xứng.
  • Video conference đa điểm HD: Tốc độ truyền cho các site nhánh tối thiểu là 1Mbps đối xứng.
  • Tổng đường truyền trên các site bằng đường truyền đến thiết bị MCU.
  • Đường truyền IP: 
    • Tốc độ đường truyền tại các site xông thêm 1/3 của gói IP. 
    • Tốc độ site nhánh tối thiểu 1,2Mbps đối xứng và dùng công nghệ HD. Đối với công nghệ SD để đảm bảo đủ băng thông xuyên suốt cuộc họp tốc độ đường truyền cần 460Kbps đối xứng.

Đường truyền quyết định nhiều khả năng tổ chức hội nghị

Đường truyền quyết định nhiều khả năng tổ chức hội nghị

DATECH - Đơn vị phân phối video conference uy tín

DATECH là một trong những đơn vị dẫn đầu hiện nay về phân phối các sản phẩm video conference chất lượng. Chúng tôi tự hào là đơn vị có chuyên môn cao trong lĩnh vực thiết bị công nghệ, với đội ngũ kỹ sư dày dạn kinh nghiệm. DATECH mang lại cho bạn những lợi ích sau đây:

  • Giảm thiểu chi phí do giá thành sản phẩm video conference tại DATECH cạnh tranh hơn.
  • Chất lượng sản phẩm được cam kết tốt nhất, mang lại khả năng sử dụng lâu bền. 
  • Cung cấp đa dạng sản phẩm để bạn có thể lựa chọn phù hợp với bản thân.
  • Hỗ trợ, tư vấn nhiệt tình đối với toàn bộ sản phẩm hiện đang kinh doanh.

DATECH đơn vị cung cấp hội nghị trực tuyến chất lượng

DATECH đơn vị cung cấp hội nghị trực tuyến chất lượng

Ngoài ra, khi đến với DATECH, bạn có thể nhận được nhiều chính sách ưu đãi, khuyến mãi cực hấp dẫn.

>>> Xem thêm các dịch vụ khác của DATECH tại đây!

Video conference là một phần quan trọng trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp. Hầu hết các vấn đề hội nghị, họp nhóm,... hiện nay đều có thể ứng dụng rất tốt sản phẩm này. Do đó, việc khai thác giá trị video conference càng sớm, càng mang lại nhiều lợi ích kinh doanh. Để sở hữu thiết bị tổ chức hội nghị truyền hình chất lượng, bạn có thể liên hệ với DATECH và nhận được tư vấn, cũng như nhiều ưu đãi!